Cos'è il whistleblowing e chi è un  whistleblower?

Il whistleblower è il soggetto che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni, e decide di segnalarlo al responsabile anticorruzione o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo. Il whistleblower svolge un ruolo di interesse pubblico, in quanto dà conoscenza, se possibile tempestiva, alla comunità o all'ente di appartenenza, di problemi o pericoli legati agli illeciti segnalati. Il whistleblowing consiste nelle attività di regolamentazione delle procedure atte a proteggere e tutelare l'anonimato dei segnalatori ed incentivare la segnalazione degli illeciti.

Come sono regolamentate in Italia le segnalazioni?

Il Whistleblowing è regolamentato dalla legge 179/2017 sul Whistleblowing nella quale è prevista la tutela per il lavoratore – dipendente pubblico e privato – che segnali la commissione di un reato ai soggetti preposti (whistleblowing), proteggendolo contro le eventuali ritorsioni da parte di colleghi o superiori.

L'ANAC, conla Delibera n. 469 del 9 giugno 2021 ha emesso le "Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (whistleblower)" con la chiara indicazione che le segnalazioni, al fine di tutelare il segnalante, debbano essere trattate informaticamente con sistemi informatizzati e crittografici.

L'ANAC ha inoltre stabilito che "l'adozione delle iniziative necessarie deve essere prevista nell'ambito del Piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC) come intervento da realizzare con tempestività".

Settore Privato, qual è il ruolo dell'OdV nel Whistleblowing?

Soffermando l'attenzione al solo settore privato, la Legge 30 novembre 2017, n. 179 ha previsto l'integrazione dell'art. 6 del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante "Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica", al fine di prevedere una puntuale tutela per tutti quei dipendenti e/o collaboratori di società che abbiano segnalato illeciti di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito delle proprie mansioni lavorative.

In particolare, ai sensi del nuovo articolo 6 del Decreto 231, i Modelli di organizzazione, gestione e controllo adottati ai sensi del Decreto 231 dovranno essere integrati al fine di prevedere, misure volte a garantire la tutela del segnalante da atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante e, più in generale, un uso puntuale e non abusivo del nuovo strumento di segnalazione.

Il fulcro della nuova norma è rappresentato dall'obbligo – previsto dall'art. 6, comma 2-<em>bis</em>. lett. a e b, del Decreto 231 – di prevedere adeguati canali informativi che consentano ai segnalanti di "presentare, a tutela dell'integrità dell'ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti".

A tale riguardo, dalla lettura del riformulato articolo 6 del Decreto 231 si può pacificamente desumere che l'Organismo di Vigilanza istituto ai sensi del Decreto 231 (di seguito, "OdV") si trovi, nel neonato sistema di whistleblowing "231", a svolgere un ruolo cruciale.

Quali fatti o atti possono essere oggetto di una segnalazione?

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico. Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

In particolare la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:

• penalmente rilevanti;
• poste in essere in violazione dei Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all'amministrazione di appartenenza o ad altro ente pubblico;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio all'immagine dell'Ente;
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all'ambiente;
• pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso L'Ente.

Chi è preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni?

La normativa, con particolar riferimento al settore privato, consente a ciascun ente/società di individuare uno o più soggetti autonomi e indipendenti rispetto alla Società cui possano essere indirizzate le segnalazioni concernenti illeciti di interesse generale e non di interesse individuale, di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Per maggiori informazioni in merito si prenda visione della policy adottata dalla Società disponibile sulla presente piattaforma

Come vengono trattate le segnalazioni di utenti non provvisti di credenziali (segnalazioni anonime)?

È da rilevare che la norma, preveda la riservatezza e non l'anonimato. Il pubblico dipendente o collaboratore o chiunque voglia segnalare un illecito deve quindi dichiarare le proprie generalità che saranno mantenute riservate.

È prevista ad ogni modo una modalità di segnalazione che non prevede la registrazione (modalità anonima), modalità su cui peraltro si fonda una buona parte delle segnalazioni.

Le modalità di ricezione e la gestione di queste segnalazioni (prevista in casi particolari anche dall'A.N.A.C. stessa), se non supportate dalla manifestazione della propria identità e da prove certe, hanno tuttavia trattamenti diversi rispetto a quelli specificamente previsti dalla legge sul whistleblowing.

il/i soggetto/i che riceve/ono la segnalazione manterrà/anno manterrà riservate le segnalazioni nel rispetto del quadro normativo e valuterà l'opportunità di procedere alla verifica delle stesse.

La possibilità di anonimato può causare un eccessivo numero di segnalazioni?

L'anonimato può rivelarsi utile in quanto culturalmente si è diffidenti alle modalità di gestione dei dati personali e perché anche le segnalazioni anonime possono contenere informazioni e fatti di importanza rilevante o comunque da approfondire. L'approfondimento può essere svolto tramite la piattaforma interagendo in maniera anonima con il segnalante stesso.

Al fine di ricevere segnalazioni ben circostanziate, indubbiamente è utile predisporre delle precise procedure interne, indicando le casistiche che possono essere prese in considerazione e precisando che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solo se sufficientemente dettagliate.

In ogni caso, all'interno del software, le segnalazioni anonime sono distinte da quelle provenienti da utenti registrati e possono essere trattate secondo le modalità indicate dall'ente.

Come viene gestita l'identità del mittente della segnalazione?

Le segnalazioni e l'identità del dipendente che effettua una segnalazione sono altamente riservate. Il software, con modalità strettamente aderenti alle normative vigenti in materia, separa la segnalazione dall'identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è, pertanto, concessa esclusivamente ai Soggetti riceventi la segnalazione(detti anche Responsabili) così come puntualmente individuati dalla whistleblowing policy adottata dalla Società e pubblicata sulla presente piattaforma tramite stretta procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Il software registra tutte le attività e gli accessi, incluso l'accesso motivato all'identità del segnalante da parte del/i Soggetto/i ricevente/i .Il software genera, inoltre, l'impronta del messaggio che viene inviata via mail o pec al segnalante al fine di garantire che le segnalazioni inoltrate siano inalterate e non modificabili. Dal punto di vista informatico è, quindi, garantita l'assoluta inviolabilità dei sistemi e la massima riservatezza

Perchè il software Whistleblowing? Le segnalazioni di reati non dovrebbero essere fatte alla magistratura?

In primis perchè è un obbligo normativo. Inoltre non tutti i reati sono penalmente rilevanti e denunciabili alla magistratura. Denunciare alla magistratura implica che l'attività illecita sia già stata compiuta e vengono a mancare dunque i presupposti della prevenzione” con  “A ciò occorre aggiungere, inoltre, che non tutti gli illeciti sono penalmente rilevanti, e quindi, tali da poter e dover essere sottoposti al vaglio della magistratura. Sottoporre all’Autorità giudiziaria un fatto illecito presuppone che quest’ultimo illecito sia già stato compiuto o quanto meno abbia raggiunto la soglia del tentativo penalmente rilevante, ipotesi queste in cui verrebbe a mancare il concetto di prevenzione insito nel sistema di whisteblowing stesso